DeskhubΟ Σεπτέμβρης έχει έναν σταθερό ρυθμό. Εγγραφές, τμήματα, πρόγραμμα, και κάπου εκεί ανάμεσα ένα τηλεφώνημα από τον λογιστή: «τα παραστατικά πώς τα βγάζεις;»
Αν η απάντηση είναι «σε ένα μπλοκ» ή «σε ένα Excel και μετά τα δίνω», αυτό το άρθρο είναι για σένα. Δεν είναι φορολογικός οδηγός — τον λογιστή σου δεν τον αντικαθιστά τίποτα. Είναι ο χάρτης της διαδικασίας, για να ξέρεις τι ρωτάς και τι σου πουλάνε.
Τι είναι το myDATA, χωρίς ορολογία
Η ΑΑΔΕ κρατάει ηλεκτρονικά βιβλία για κάθε επιχείρηση. Κάθε παραστατικό που εκδίδεις — απόδειξη σε γονιό, τιμολόγιο σε δήμο — πρέπει να φτάσει εκεί. Όταν φτάσει, παίρνει έναν μοναδικό αριθμό καταχώρησης, τον ΜΑΡΚ. Αυτός ο αριθμός είναι η απόδειξη ότι το παραστατικό υπάρχει για την εφορία.
Ένα παραστατικό χωρίς ΜΑΡΚ, για την ΑΑΔΕ, δεν εκδόθηκε ποτέ.
Τι εκδίδει ένα φροντιστήριο
Στη συντριπτική πλειοψηφία των περιπτώσεων, απόδειξη παροχής υπηρεσιών προς ιδιώτη — τον γονέα ή τον κηδεμόνα. Τιμολόγιο εκδίδεις όταν απέναντί σου είναι επιχείρηση ή φορέας: ένας δήμος που πληρώνει ενισχυτική διδασκαλία, μια εταιρεία που καλύπτει μαθήματα ξένων γλωσσών για υπαλλήλους της.
Υπάρχει και το πιστωτικό, που το ξεχνούν όλοι μέχρι να το χρειαστούν: όταν ένας μαθητής διακόπτει τον Ιανουάριο και επιστρέφεις χρήματα, δεν σβήνεις την απόδειξη. Εκδίδεις πιστωτικό που την ακυρώνει ή τη μειώνει.
Το ΦΠΑ: οι εκπαιδευτικές υπηρεσίες έχουν ειδική μεταχείριση και τα περισσότερα φροντιστήρια εκδίδουν χωρίς ΦΠΑ. Το «τα περισσότερα» δεν σημαίνει «όλα» και δεν σημαίνει «εσύ». Εξαρτάται από τη μορφή της επιχείρησης, το αντικείμενο και τους ΚΑΔ σου. Είναι ερώτηση για τον λογιστή, και θέλει καθαρή απάντηση πριν εκδώσεις το πρώτο παραστατικό της χρονιάς.
Οι τρεις δρόμοι προς την ΑΑΔΕ
Όποιον κι αν διαλέξεις, το αποτέλεσμα είναι το ίδιο: το παραστατικό παίρνει ΜΑΡΚ. Αλλάζει το πόση δουλειά κάνεις εσύ.
1. Χειροκίνητα, από την πλατφόρμα της ΑΑΔΕ
Μπαίνεις, γράφεις το παραστατικό, το υποβάλλεις. Κοστίζει μηδέν και δουλεύει. Το πρόβλημα φαίνεται τον τρίτο μήνα: 180 μαθητές επί μία απόδειξη τον μήνα είναι 180 χειροκίνητες καταχωρήσεις. Κάποια θα ξεχαστεί, κάποια θα γραφτεί με λάθος ποσό, και τον Ιούνιο δεν θα ξέρεις ποια.
2. Μέσω παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης
Εξειδικευμένες εταιρείες, πιστοποιημένες από την ΑΑΔΕ, που αναλαμβάνουν την έκδοση και τη διαβίβαση. Χρεώνουν συνήθως ανά παραστατικό ή με πακέτο. Δουλεύει καλά, ιδίως αν έχεις ήδη εμπορικό πρόγραμμα που συνδέεται μαζί τους.
3. Από το πρόγραμμα διαχείρισης που ήδη χρησιμοποιείς
Αν το πρόγραμμα του φροντιστηρίου γνωρίζει ήδη ποιος χρωστάει τι, μπορεί να εκδίδει το παραστατικό τη στιγμή της πληρωμής και να το στέλνει μόνο του. Αυτός είναι ο δρόμος με τα λιγότερα χέρια πάνω στα δεδομένα — άρα και με τα λιγότερα λάθη.
Πού μπερδεύεται στην πράξη
Η θεωρία είναι καθαρή. Οι εγγραφές δεν είναι.
Δόση δεν σημαίνει παραστατικό
Συμφωνείς 900€ για τη χρονιά, σε 9 δόσεις. Εκδίδεις ένα παραστατικό των 900€ ή εννέα των 100€; Και αν ο γονιός πληρώσει τις τρεις μαζί; Η απάντηση εξαρτάται από το πότε θεωρείται ότι παρέχεται η υπηρεσία και πώς έχει στηθεί η τιμολόγησή σου. Ρώτα τον λογιστή πριν ξεκινήσεις, γιατί η αλλαγή στη μέση της χρονιάς είναι πονοκέφαλος.
Οι εκπτώσεις αδερφών
Δύο αδέρφια, 10% έκπτωση στο δεύτερο. Το παραστατικό βγαίνει με την έκπτωση ή με την κανονική τιμή; Φαίνεται λεπτομέρεια. Δεν είναι, όταν έρθει έλεγχος και τα ποσά δεν βγαίνουν με τη συμφωνία που έχεις γραμμένη στην καρτέλα.
Τα μετρητά
Ο γονιός δίνει 100€ στο χέρι στη γραμματεία. Αν η απόδειξη δεν κοπεί εκείνη τη στιγμή, θα κοπεί αργότερα. Ή δεν θα κοπεί. Το «θα το κάνω το βράδυ» είναι ο πιο συνηθισμένος τρόπος να χαθεί ένα παραστατικό.
Η διακοπή φοίτησης
Μάρτιο φεύγει ένας μαθητής. Έχεις εκδώσει παραστατικά για όλη τη χρονιά; Χρειάζεσαι πιστωτικό. Έχεις εκδώσει μόνο μέχρι τον Μάρτιο; Σταματάς. Το ποιο από τα δύο ισχύει το καθορίζει η απόφαση που πήρες τον Σεπτέμβρη.
Τι να ρωτήσεις τον λογιστή σου
- Εκδίδω με ή χωρίς ΦΠΑ, και με ποια αιτιολογία;
- Ένα παραστατικό ανά δόση ή ένα για όλη τη χρονιά;
- Πώς γράφονται οι εκπτώσεις;
- Χρειάζομαι ταμειακή μηχανή για τις εισπράξεις με μετρητά ή κάρτα;
- Ποιος διαβιβάζει τα έξοδά μου — εσύ ή το πρόγραμμα;
Τι να ρωτήσεις τον προμηθευτή του λογισμικού
Εδώ χρειάζεται προσοχή, γιατί το «υποστηρίζουμε myDATA» καλύπτει τουλάχιστον τρεις πολύ διαφορετικές καταστάσεις. Τέσσερις ερωτήσεις ξεκαθαρίζουν ποια από τις τρεις έχεις μπροστά σου:
- Στέλνει σήμερα παραστατικά σε πραγματικό περιβάλλον της ΑΑΔΕ, ή σε δοκιμαστικό; Δεν είναι το ίδιο πράγμα. Το δοκιμαστικό δεν παράγει ΜΑΡΚ που μετράει. Ζήτα να δεις έναν πραγματικό ΜΑΡΚ από πελάτη τους.
- Χρεώνεται ξεχωριστά; Πολλά προγράμματα δίνουν τη διαχείριση στην τιμή του πακέτου και την τιμολόγηση σαν πρόσθετο. Ρώτα το συνολικό ποσό για το δικό σου μέγεθος, όχι την τιμή εκκίνησης.
- Τι γίνεται όταν η ΑΑΔΕ απορρίψει ένα παραστατικό; Θα το δεις; Θα σου το πει το πρόγραμμα, ή θα το ανακαλύψεις όταν στο πει ο λογιστής τον Μάιο;
- Αν φύγω, παίρνω τα παραστατικά μαζί; Σε τι μορφή;
Το «σύντομα» δεν μετράει. Έχει σημασία να το ξεκαθαρίσεις πριν υπογράψεις, γιατί υπάρχουν προγράμματα που διαφημίζουν myDATA στην αρχική τους και το χαρακτηρίζουν δοκιμαστικό στους όρους χρήσης. Και τα δύο είναι αλήθεια — απλώς το ένα το διαβάζεις και το άλλο όχι.
Από πού να ξεκινήσεις, αν δεν έχεις ξεκινήσει
Μίλα πρώτα με τον λογιστή και κλείσε τις πέντε ερωτήσεις παραπάνω. Ύστερα διάλεξε δρόμο διαβίβασης — και αν έχεις πάνω από πενήντα μαθητές, ο χειροκίνητος δεν είναι δρόμος, είναι δεύτερη δουλειά. Τέλος, βάλε κανόνα στη γραμματεία: η απόδειξη κόβεται όταν μπαίνουν τα χρήματα, όχι το βράδυ.
Αυτό το τελευταίο δεν το λύνει κανένα λογισμικό. Το λύνει η συνήθεια.