DeskhubΠέμπτη, εφτά το απόγευμα. Χτυπάει το τηλέφωνο στη γραμματεία. «Καλησπέρα, είμαι η μαμά του Γιώργου. Πόσα χρωστάμε;»
Η γραμματέας ανοίγει ένα αρχείο, βρίσκει τον Γιώργο, βλέπει τρεις δόσεις. Θυμάται ότι τον Οκτώβρη είχε συμφωνηθεί κάτι για την έκπτωση του αδερφού, αλλά πού γράφτηκε; Ψάχνει το μπλοκ με τις αποδείξεις. Στο τέλος λέει αυτό που λέμε όλοι: «να σας πάρω εγώ σε λίγο;»
Πόσες φορές την εβδομάδα γίνεται αυτό στο φροντιστήριό σου;
Τι εννοούμε «πρόγραμμα διαχείρισης φροντιστηρίου»
Η λέξη «πρόγραμμα» μας μπερδεύει. Άλλο εννοεί ο καθηγητής όταν ρωτάει «πότε έχω μάθημα;» και άλλο εσύ όταν λες «ψάχνω πρόγραμμα για το φροντιστήριο». Το πρώτο είναι το ωρολόγιο της εβδομάδας. Το δεύτερο είναι το λογισμικό που κρατάει τη δουλειά: ποιοι είναι οι μαθητές, σε ποια τμήματα, ποιος ήρθε, ποιος πλήρωσε, τι έχει ειπωθεί στους γονείς. Θα το βρεις και ως μηχανογράφηση φροντιστηρίου.
Εδώ μιλάμε για το δεύτερο. Το οποίο, αν είναι σοβαρό, βγάζει και το πρώτο.
Γιατί δεν αρκούν τα Excel
Τα Excel δουλεύουν. Αυτό είναι και το πρόβλημά τους: δουλεύουν αρκετά ώστε να μην τα αλλάξεις ποτέ. Έχεις ένα αρχείο με τους μαθητές, ένα με τα δίδακτρα, ένα με το ωρολόγιο, ένα τετράδιο με τις απουσίες και ένα κινητό γεμάτο μηνύματα σε γονείς.
Το καθένα ξέρει ένα κομμάτι της ιστορίας και κανένα δεν ξέρει τον μαθητή. Όταν ο Γιώργος σταματήσει τον Φλεβάρη, πρέπει να θυμηθείς να τον βγάλεις από πέντε σημεία. Θα τον βγάλεις από τα τρία.
Πού πάει σήμερα ο χρόνος της γραμματείας
Πριν κοιτάξεις τι έχει ένα λογισμικό, κοίτα πού φεύγουν οι ώρες σου. Οι περισσότερες πάνε σε τέσσερα σημεία.
Στα τηλέφωνα για τα οφειλόμενα
Ο γονιός ρωτάει τι χρωστάει, εσύ ψάχνεις. Και μετά έρχεται το ανάποδο: ποιος δεν έχει πληρώσει τον Νοέμβρη; Αυτό είναι ένα απόγευμα δουλειάς με ένα μαρκαδόρο πάνω σε τυπωμένες λίστες.
Στο ένα-ένα τηλεφώνημα για κάθε απουσία
Λείπει ο Γιώργος. Κάποιος αφήνει αυτό που κάνει και παίρνει τη μαμά εκείνη την ώρα, γιατί έτσι πρέπει. Αν δεν σηκώσει, ξαναπαίρνει σε μισή ώρα. Επί τρία παιδιά το απόγευμα, κάθε απόγευμα.
Ο γονιός ενημερώνεται, αυτό δεν το συζητάμε. Το ζήτημα είναι ποιος το κάνει και τι μένει μετά. Τον Μάρτιο, όταν ρωτήσει «πόσες φορές έλειψε;», η απάντηση πρέπει να βρεθεί σε ένα τετράδιο.
Στις αλλαγές που πρέπει να φτάσουν σε τριάντα ανθρώπους
Αλλάζει η ώρα ενός τμήματος. Ξεκινάει ο γύρος των τηλεφωνημάτων, τα μηνύματα ένα-ένα, οι γονείς που δεν διάβασαν. Την Πέμπτη στις πέντε θα έρθουν δύο παιδιά σε λάθος ώρα.
Στο κλείσιμο του μήνα
Πόσες ώρες έκανε ο κάθε καθηγητής, πόσα μπήκαν, πόσα βγήκαν, τι αποδείξεις εκδόθηκαν. Αν αυτά μαζεύονται από τετράδια, ο μήνας κλείνει σε δύο βράδια.
Τι κρατάει ένα πρόγραμμα διαχείρισης φροντιστηρίου
Όλα όσα ακολουθούν κάθονται πάνω στον ίδιο μαθητή. Εκεί είναι η ουσία. Ανοίγεις την καρτέλα του Γιώργου και βλέπεις τα τμήματά του, τις απουσίες του, τους βαθμούς του, τις δόσεις του και τα τηλέφωνα και των δύο γονιών.
Μαθητές και τμήματα
Ποιος είναι σε ποιο τμήμα, ποια τάξη, ποιο επίπεδο αν είσαι κέντρο ξένων γλωσσών. Με ιστορικό, ώστε τον Μάιο να ξέρεις τι έγινε τον Οκτώβρη. Αν έχεις ήδη τους μαθητές σε Excel, μπαίνουν μαζικά με τους γονείς και τα δίδακτρά τους. Τα τμήματα και οι δόσεις μπαίνουν μετά, μία φορά.
Το ωρολόγιο πρόγραμμα
Τμήματα, καθηγητές, αίθουσες, ώρες. Το βλέπουν όλοι από το κινητό τους και όταν αλλάζει κάτι, αλλάζει για όλους ταυτόχρονα. Υπάρχουν και προγράμματα που φτιάχνουν μόνα τους το ωρολόγιο, με τον τελευταίο λόγο να παραμένει δικός σου. Το πότε αξίζει το έχουμε γράψει στο άρθρο για το ωρολόγιο πρόγραμμα φροντιστηρίου και γιατί χαλάει κάθε Σεπτέμβρη.
Παρουσιολόγιο
Ο καθηγητής δηλώνει τις παρουσίες από το κινητό με λίγα αγγίγματα, ή δείχνει ένα QR και δηλώνονται τα παιδιά μόνα τους. Η ειδοποίηση φεύγει μόνη της στον γονιό, οπότε το τηλέφωνο μένει για τις φορές που χρειάζεται κουβέντα. Και μένει γραμμένο ποιος έλειψε και πότε.
Βαθμοί, διαγωνίσματα, έλεγχοι προόδου
Οι βαθμοί μπαίνουν ανά διαγώνισμα και ο έλεγχος προόδου βγαίνει για όλο το τμήμα μαζί. Τυπώνεται, στέλνεται με email, φαίνεται στην πύλη του γονέα. Ο έλεγχος προόδου δεν φεύγει προς τα έξω πριν τον δεις και τον εγκρίνεις εσύ.
Δίδακτρα και παραστατικά
Δόσεις, εισπράξεις, εκπτώσεις πάνω στη χρέωση, υπενθυμίσεις που φεύγουν μόνες τους στον γονιό. Οι αποδείξεις και τα τιμολόγια εκδίδονται από το ίδιο σημείο και διαβιβάζονται στο myDATA, χωρίς δεύτερο πρόγραμμα τιμολόγησης. Δίπλα κάθονται τα έξοδα, οπότε βλέπεις και καθαρό αποτέλεσμα, όχι μόνο εισπράξεις.
Επικοινωνία με γονείς και μαθητές
Ανακοινώσεις σε συγκεκριμένους παραλήπτες, με email, SMS ή ειδοποίηση στο κινητό. Ο γονιός έχει τη δική του πύλη με τους βαθμούς, τις απουσίες, το πρόγραμμα και τα δίδακτρα του παιδιού. Ο μαθητής μπορεί να έχει δικό του λογαριασμό, χωρίς να βλέπει τα οικονομικά.
Μισθοδοσία καθηγητών
Οι ώρες προκύπτουν από τα μαθήματα που έγιναν. Στο τέλος του μήνα δεν κάθεσαι να μετράς, και δεν έχεις και την κουβέντα «εγώ θυμάμαι ότι έκανα δεκαοχτώ».
Ο καθένας μπαίνει και βλέπει τα δικά του
Αυτό το κομμάτι το προσπερνούν οι περισσότεροι όταν συγκρίνουν λογισμικό, και είναι από τα πιο σημαντικά. Ένα πρόγραμμα διαχείρισης φροντιστηρίου το ανοίγουν άνθρωποι με πολύ διαφορετικά δικαιώματα.
Εσύ βλέπεις τα πάντα. Η γραμματεία βλέπει όσα της δίνεις, και μπορείς να της κλείσεις τα οικονομικά ή τη μισθοδοσία αν δεν θες να τα βλέπει. Ο καθηγητής βλέπει τα δικά του τμήματα, βάζει παρουσίες και βαθμούς, και το ωρολόγιο το κοιτάζει χωρίς να μπορεί να το πειράξει. Ο γονιός βλέπει μόνο το παιδί του.
Αν δουλεύεις με ωρομίσθιους καθηγητές που πηγαινοέρχονται, αυτό σε γλιτώνει από τη συζήτηση «ποιος είδε τι».
Πότε δεν σου χρειάζεται
Αν κάνεις ιδιαίτερα σε έξι παιδιά και τα ξέρεις απέξω, μην μπεις σε λογισμικό. Θα σου πάρει περισσότερη ώρα να το στήσεις παρά να κρατάς ένα τετράδιο.
Η γραμμή περνάει κάπου εκεί που σταματάς να χωράς τα πάντα στο κεφάλι σου. Συνήθως το καταλαβαίνεις όταν μπει δεύτερο άτομο στη γραμματεία, ή όταν ανοίξεις δεύτερο κτίριο, ή όταν αρχίσεις να ψάχνεις τι συμφωνήθηκε πέρυσι. Από εκεί και πέρα το κόστος δεν είναι η συνδρομή. Είναι τα απογεύματα που χάνεις και τα λάθη που δεν βλέπεις.
Από πού ξεκινάς
Το μεγάλο φόβητρο είναι η μεταφορά. «Θα μου πάρει όλο τον Σεπτέμβρη.» Δεν χρειάζεται, αν μπεις με σειρά.
- Πρώτα οι μαθητές και τα τμήματα. Αυτά είναι η βάση και ανεβαίνουν μαζικά από Excel.
- Μετά το ωρολόγιο. Μόλις μπει, σταματάς να στέλνεις φωτογραφίες του προγράμματος στους καθηγητές.
- Μετά οι παρουσίες. Είναι η πιο εύκολη συνήθεια να περάσει στους καθηγητές και η πρώτη που φαίνεται στους γονείς.
- Τελευταία τα οικονομικά. Θέλουν να καθίσεις μια φορά με ηρεμία και να περάσεις δόσεις και εκπτώσεις σωστά.
Η καλύτερη στιγμή για να ξεκινήσεις είναι ο Σεπτέμβρης, γιατί έτσι κι αλλιώς ξαναγράφεις τα πάντα. Η δεύτερη καλύτερη είναι τώρα, με τους νέους μαθητές να μπαίνουν κατευθείαν στο καινούργιο.
Τι να ρωτήσεις πριν πεις ναι
Τρία πράγματα που τα ξεχνάνε όλοι στην παρουσίαση, επειδή στην παρουσίαση όλα φαίνονται ωραία.
Ρώτα τι πληρώνεις πραγματικά σε έναν χρόνο, με τα πάντα μέσα. Ρώτα τι γίνεται με τα δεδομένα σου αν αποφασίσεις να φύγεις σε δύο χρόνια. Και ρώτα ποιος σηκώνει το τηλέφωνο τον Σεπτέμβρη στις οχτώ το βράδυ, όταν κάτι δεν δουλεύει. Τα υπόλοιπα κριτήρια τα έχουμε μαζέψει στον οδηγό επιλογής.
Και πάλι Πέμπτη, εφτά το απόγευμα
Χτυπάει το τηλέφωνο. «Καλησπέρα, είμαι η μαμά του Γιώργου.»
Η γραμματέας γράφει «Γιώργος» και βλέπει την καρτέλα. Δύο δόσεις πληρωμένες, η τρίτη λήγει στις 30, η έκπτωση είναι γραμμένη πάνω στη χρέωση. Της το λέει με το που ανοίγει την καρτέλα, και στέλνει και την απόδειξη στο email.
Αυτό είναι όλο. Όχι κάτι μεγάλο, μία κλήση είναι. Αλλά τέτοιες κλήσεις δέχεσαι κάθε εβδομάδα, όλη τη χρονιά.
Να λέμε και τα δικά μας: αυτό το κείμενο το γράφει εταιρεία που φτιάχνει ένα τέτοιο πρόγραμμα. Αν θες να δεις πώς μοιάζει στο δικό σου φροντιστήριο, ρίξε μια ματιά στο ClassDesk.